Dématérialisation de factures - Bénéfices

Pourquoi dématérialiser des factures ?

Améliorer les processus :

Les processus qui pourront être optimisés par une opération de dématérialisation répondent à des attentes réciproques des clients et des fournisseurs :

• maîtrise des délais de paiement ;
• visibilité du processus en interne et en externe ;
• partager l’information ;
• automatisation des traitements ;
• validation ;
• réduction des appels et des relances ;
• meilleure prévision de trésorerie.

Optimiser le coût de traitement de la facture Le coût « standard » par facture reçue est, selon une étude d’Arthur D. Little (Deskom) de 2001, de 13,8 €, décomposés comme suit :

• réception : 0,9 € ;
• saisie/codification : 1,4 € ;
• validation : 5,4 € ;
• paiement : 2,8 € ;
• archivage : 1,5 € ;
• gestion des litiges : 1,8 €.

Améliorer la qualité et la sécurité de la facture :

La qualité des données de la facture regroupe :

• la fiabilité des données ;
• la validation mutuelle de la facture ;
• la traçabilité comptable.

La sécurité peut être améliorée à chaque étape du cycle de vie de la facture :

• création ;
• transports et traitements ;
• conservation et archivage sécurisé ;
• traçabilité.

Optimiser le partage de l’information :

Un des objectifs de l’entreprise peut être d’obtenir un meilleur partage de l’information. La facture est le support d’une information qui circule. En interne, entre les différents services, la dématérialisation :

• permet une gestion collaborative du traitement des factures ;
• permet également de se libérer de l’obligation de proximité physique des acteurs ;
• peut favoriser l’opportunité d’un redéploiement des ressources.