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INTRODUCTION

 

Les responsables informatiques se retrouvent confrontés au remplacement de leur parc de télécopieurs et de leurs serveurs de télécopies dès lors que ces derniers ont atteint leur fin de vie ou tout simplement suite à changement complet du système de téléphonie vers de la VoIP, voire tout simplement une baisse significative dans la volumétrie des échanges Fax. Il y a quelques années, bon nombre de ces gestionnaires se sont probablement attendus à ce que la télécopie devienne aujourd’hui une technologie du passé. Cependant, la facilité d’utilisation de ce moyen de communication, et son adhésion aux régulations internationales font que la télécopie continue d’être un média informatique vivant.

Pour éviter les dépenses en immobilisations informatiques et les coûts de support et de maintenance associés à une solution interne, de nombreux Services Informatiques ont décidé d’externaliser cette fonction vers le Cloud, et de fournir à leurs utilisateurs une solution fax en mode Service Hébergé en toute sécurité et en mode service continu.

Ce document examine les options disponibles pour les organisations qui ont décidé de rationaliser leur architecture fax actuelle. Il fournit également un cadre pour la migration d’un parc fax ou d’un serveur de télécopie vers une solution de fax en mode SaaS.

LE FAX

 

La perception de la télécopie comme une « technologie en déclin » va à l’encontre de toutes les statistiques. Le Cabinet de Consulting spécialisé Peter Davidson démontre qu’il y a plus de 200 millions de télécopieurs et plus de 100 milliards de pages fax qui s’échangent dans le monde entier par jour. Gartner affirme que «les entreprises vont continuer à compter sur la Télécopie pour beaucoup de leurs échanges important business-to-business avec leurs clients et partenaires.

La survie du fax est garantie à la fois par la présence continue de documents papier, des flux de travail associés et des risques de sécurité inhérents aux échange via la messagerie. En outre, des régulations tels que la Loi sur la responsabilité « Health Insurance Portability & (HIPAA) », la Loi sur la modernisation de « Gramm-Leach-Bliley Financial Services », et « Sarbanes-Oxley » font que la télécopie de documents sensibles reste souvent le seul choix pour certaines organisations qui disposent de capacités informatiques limitées (pas d’EDI en mode sécurisé intégrée, pas de solution d’encryptage simple…).

Le défi pour les responsables informatiques est d’intégrer au moindre coût, une infrastructure de fax traditionnel (ou serveur) dans le quotidien modernisé du travail de leurs collaborateurs où les documents font partie du flux de travail et où la mobilité (travail en dehors du bureau) est incontournable.

Le Fax Hébergé offre une solution idéale pour remplacer les télécopieurs traditionnels et les serveurs de fax à la fois pour vos besoins bureautique (faxer depuis vos copieurs multifonctions, depuis votre messagerie, depuis vos outils bureautiques) et pour vos besoins métier et production en soumettant directement vos flux depuis les applications. Le fax en mode Hébergé est facturé uniquement à l’usage sans vous occuper d’investir ni en serveur ni en logiciel ni en solution de tolérance aux pannes ou de gestion en cas de sinistre. Le déploiement est simple et aucune formation particulière n’est nécessaire : rédiger un message à « numero@gfaxin.com » et joindre votre pièce jointe et votre fax sera transmis.

Basculer vers le Fax en mode Cloud d’INGE-COM

 

La plupart des entreprises ont des solutions de serveurs fax depuis des années. Les serveurs de fax ont été la solution de choix pour les moyennes et grandes organisations en partie grâce à leur efficacité opérationnelle et la capacité d’intégration (API). Les serveurs de fax ont ainsi offert une intégration informatique à une fonction qui du fait des télécopieurs classiques était restée isolée.

De fait le fax  est devenu une fonction du système d’information. Mais les serveurs de fax arrivent peu à peu en fin de vie et leur dimensionnement devient de plus en plus excessif du fait de la baisse des flux Fax. De fait les responsables informatiques cherchent désormais à externaliser cette fonction Fax vers le Cloud – comme d’autres applications logicielles pour lesquelles ils ont déjà fait le pas: on peut citer les solutions de Messagerie (Office 365, Google Apps), le  CRM (automatisation de gestion des forces de ventes), la gestion de ressources humaine, et les solutions liées au marketing. Même les systèmes les plus critiques comme l’intranet est aujourd’hui candidat à l’externalisation.

Les avantages : Pas de serveur, pas de logiciel, pas de plan de support.

 

Solution prête à l’emploi et déploiement en quelques jours/semaines

Réorienter vos ressources internes vers d’autres  projets.

Ressources FAX / SMS disponibles très importantes (> 10 000 ports).

Accès depuis n’importe où dans le monde entier.

Fonctionne depuis tout Mobile ou Tablette.

Numéros locaux et Vert disponibles.

 

Les Bénéfices du Fax en mode Hébergé

Les responsables informatiques sont aujourd’hui conscients que le fax en mode hébergé ou en mode Software-as-a-service (SaaS)  fournit une Flexibilité et une sécurité encore plus forte que les solutions internes, et assurent des réductions de coûts fortes même en tenant compte du coût total de possession (TCO).

Le Cloud

La réduction des coûts est de nos jours un point crucial qui favorise la décision des Responsables Informatiques à basculer vers le Cloud. Pour beaucoup de nos clients qui ont déjà fait le pas, la migration vers le Fax en mode hébergé a démontré une situation « gagnant-gagnant ».

Réduction des coûts initiaux, des coûts opérationnels, et réorientation des ressources vers des projets à  retour sur investissement plus élevés.

Les coûts des solutions de serveurs de fax comprennent le matériel, la mise en œuvre, les coûts initiaux de mise en place, les coûts opérationnels, et le coût à consacrer aux ressources internes de support. Le Fax en mode Cloud élimine une grande partie du matériel et des coûts de mise en œuvre et élimine tout risque puisque l’application est déjà opérationnelle et a été déployée avec succès auprès de milliers d’autres organisations.

Faxer en mode Cloud vs. Serveur de Fax

Considérations économiques:

Eliminer les liens télécom ou T38

Eliminer les coûts des communications internationales

Eliminer les Serveurs & logiciels

Eliminer Support & upgrades

Electricité et Data center

 

Une solution de fax en mode Hébergé diminuera les coûts de fonctionnement comparés à une solution conventionnelle interne. Les clients payent uniquement à l’usage avec un tarif à la page qui comprend tout : le service, les taxes télécom, le support 24x24, les backups, la redondance, le DRP/PRA…Plus besoin de se soucier de la maintenance ou de l’upgrade de Serveur ou du dimensionnement des lignes. De plus les applications métier profiteront d’un service en ligne continu sans limite de nombre de voies, sécurisé et très fiable. Et tout cela pour un coût très compétitif.

 

Sécurité &  Fiabilité

Une des objections fréquemment avancée contre des solutions en mode SaaS est l’aspect sécurité et contrôle des données métier. La réalité montre que l’origine de la plupart des problèmes de sécurité dans les entreprises est Interne! Alors que les fournisseurs sérieux de solutions SaaS  implémentent des mécanismes de sécurité très robustes et qui de plus sont audités, monitorés et supervisés continuellement par des équipes dédiées. Les dispositifs coûteux de PRA/DRP font aussi nativement partie du réseau Cloud/SaaS, autant de mesures généralement très coûteuses pour les entreprises. L’autre souci relevé par les Clients est de savoir comment s’effectue de manière sécurisée la prise en charge des messages (émission, retour des A/R et des fax entrants) qui s’effectuent via Internet entre l’environnement Client et le Cloud/SaaS. Plusieurs mécanismes sont en fait proposés : le mode TLS et HTTPS, l’encryptage à la fois dans les communications mais aussi pendant la phase de transit des télécopies sur le Cloud/SaaS lui-même.

 

En ce qui concerne la disponibilité et le Service Continu le fax en mode Hébergé  le garantit à plus de 99,5% avec un support 24x24. En cas de souci majeur (ouragan, tremblement de terre, inondation…) l’expérience a montré que la reprise après incident s’effectue dans l’heure où les 2 heures qui suivent grâce aux différents sites de DRP/PRA existants.  Ce qui n’est pas le cas d’un serveur de Fax interne dont l’incident majeur peut durer bien plus d’une journée. La solution en SaaS garantit de plus un SLA « service level agreement » dans le contrat proposé.

 

Service

Une Solution de communication en mode Cloud/SaaS c’est avant tout une Suite de Services Associés qui est proposée bien plus large que dans le cadre d’un logiciel interne. Pas de souci pour les Upgrades, les mises à jour, les patches. Un support  24/7, des Professional Services à la demande pour vos intégrations.

 

Déployer une Solution de Fax en mode Hébergé

Une Solution de communication Fax en mode SaaS crée une passerelle entre l’Internet et le réseau téléphonique public, on l’appelle souvent « Fax vers eMail » ou « eMail vers Fax » bien que les télécopies puissent être transmises via d’autres moyens que la messagerie : vous pouvez en effet transmettre depuis un copieur multifonction (papier), depuis un client WEB sécurisé, depuis des WebServices, depuis un dépôt FTP et dans les cas personnalisés : depuis SAP/R3 etc…Tout type de fichiers bureautique est supporté : Microsoft Office, PDF, HTML, JPEG, RTF….

Fax Over IP (FoIP)

Lors des migrations des PABX vers des solutions VoIP et/ou IPBX (ToIP), les télécopieurs forcent le maintien des lignes analogiques alors même que les Experts en téléphonie souhaitent s’en débarrasser avant même le démarrage du projet (ToIP). En effet les liens analogiques imposent des cartes de conversion de protocoles, ou des média gateways supplémentaires. Les IPBX gèrent mal la technologie FAX (T30) et provoque souvent des erreurs de transmission du fait des conversions de protocoles pour le transport du fax (Conversion T30 / G.711 PassThrough).

La VoIP fonctionne bien pour la voix dans la mesure où même avec la compression, une oreille humaine ne peut pas vraiment être sensible aux pauses ou petites coupures rapides du fait de la congestion et de la latence des réseaux IP.  Un  fax traditionnel, ne supportera pas la distorsion et provoquera les erreurs de transmission. Généralement ce souci est solutionné en basculant vers des technologies Fax en SIP/T38 FoIP.  Le T.38 adresse les soucis réseau en utilisant l’UDP et  en renvoyant les paquets plusieurs fois lors de ce type d’erreur, mais ce n’est pas garanti à 100%

Le Fax over IP (FoIP) semble être une solution élégante mais pose aussi certains soucis avec des correspondants déjà basculés en ToIP et G.711 passthrough pour la télécopie (le Japon par exemple et autres pays).

Dans le mode CLOUD, nous n’utilisons pas de technologie de type T38 ou G.711 Passthrough mais uniquement des modems fax T30 classiques (PSTN) pour éviter les erreurs de transmission dues au Timeout. De plus du fait que nous disposons de points d’accès télécom répartis dans le monde entier, le Cloud évite le passage par de multiples opérateurs télécom lors du transit vers le destinataire final – lors de communications internationales.

 

Implémentation de CLOUD FAX d’INGE-COM opéré par Graphnet

 

Le déploiement d’une solution de services de Fax en mode CLOUD à l’échelle de votre Organisation est relativement simple à mener comparée au déploiement de serveurs de Fax interne. Si aucune portabilité de numéro de télécopie n’est à envisager et que vous pouvez commencer à faxer avec des nouveaux numéros entrants, vous pourrez réaliser votre déploiement en une journée : un simple envoi d’un message d’information à vos utilisateurs, une fois leurs comptes générés habilités sur le CLOUD, suffira pour expliquer le fonctionnement.  Dans le cas d’intégration d’application métier, de personnalisation de copieurs MFP, de portabilité de numéros, il faudra compter de une à quatre semaines. Les déploiements sont rapides dans la mesure où :

 

  1. Graphnet Fax Services dispose d’un grand panel de numéros de Fax (entrants) par région / ville / pays,
  2. La solution est prête à l’emploi et,
  • Du fait que la plupart des intégrations peuvent utiliser le mode SMTP (d’autres solutions spécifiques sont aussi déjà disponibles (SAP, Workflow…) .

Démarche globale de ce type de projet

Provision des comptes et des numéros, Permissions, Assignation des Numéros

La provision des comptes Utilisateurs peut être réalisée soit en Important un fichier CSV: ce mode permet plus de souplesse si vous souhaitez assigner des permissions et droits particuliers par utilisateur (émettre seulement, recevoir seulement, assignation d’une page de garde personnelle, notion d’archivage etc.

L’obtention d’un numéro SDA ou Numéro VERT / INDIGO pour les fax entrants est immédiate dans la mesure ou CLOUD FAX  dispose d’un rang de numéros prêts à être utilisés.

Portabilité des Numéros

En Europe, aux USA, Canada, et d’autres pays, les numéros de fax existants peuvent être portés vers CLOUD FAX. Ce qui assure de continuer à utiliser ces mêmes numéros sans rien changer vis-à-vis des clients et partenaires, chaque numéro à porter devra être autorisé par votre Opérateur (4 semaines de délai en moyenne).

Création automatique des Utilisateurs

Vous pourrez utiliser la fonction d’import/export en mode création ou modification ou simplement une habilitation de votre Domaine de messagerie.

Routage des FAX

Plusieurs options sont disponibles pour intégrer CLOUD FAX dans votre Workflow bureautique. La plupart du temps c’est la messagerie qui est préférée, bien que vous puissiez utiliser le client WEB ou un Workflow personnalisé (option disponible sur le Cloud).

Fax de Production

Automatiser la transmission de fax métier depuis vos ERP, et tout autre système type CRM, facturation… très facilement : transmettez vos fax au même titre qu’un email : numéro@gfaxin.com, vous recevrez en retour vos accusés de réception sous forme détaillée ou succincte. Vous pourrez utiliser nos WEB Services ou un dépôt FTP ou du SMTP.

Personnalisez vos Intégrations

Vous pouvez contrôler toutes les capacités de CLOUD FAX en utilisant nos API Web Services ou nos mots clés insérés sous forme de balises dans vos messages à émettre.

Formation

L’utilisation d’une solution de Fax en mode Service via Internet, spécialement via la messagerie, est tellement simple qu’un message d’information à tous les utilisateurs suffira pour prendre en main le système. Les Administrateurs recevront une formation adéquate qui leur assurera le contrôle général de l’environnement (gestion des comptes,  extraction de rapports et statistiques, suivi de la facturation,…)

Faites le pas et Switcher vers le fax en mode Cloud/SaaS

Le passage à Cloud FAX est transparent. Les Fax entrants arriveront automatiquement dans les boites de messageries assignées à chaque numéro de Fax portés ou nouveau, les émissions seront soumises simplement par messagerie (numéro@gfaxin.com). Les anciens serveurs de fax pourront être maintenus le temps de la migration complète, notamment de la partie applicative métier si vous avez réalisé certaines intégrations compliquées le temps de basculer.

Conclusion

 

Le constat pour l’année 2016 qui sera encore plus prononcé en 2017 et les années suivantes, est que les Entreprises ont véritablement pris la décision de basculer toute solution informatique interne qui n’a pas un caractère spécifique ou qui ne relève pas d’une censure interne dans ce sens, vers le Cloud. Ainsi la bascule massive constatée vers Office 365, Google Apps pour les accès à la messagerie, l’Intranet, le CRM, les applications de gestion RH et bientôt le pas vers l’ERP « multi-tenant ».

Le Fax en tant que Service (SaaS) connait de plus en plus de succès, et uniquement sur le CLOUD Graphnet Fax Services, on compte déjà près 20 000 clients au niveau mondial. En France des Organisations prestigieuses ont aussi fait le pas après avoir vérifié que le réseau Graphnet respecte en tout point l’état de l’art en matière de sécurisation, d’encryptage en transit, de service continu, de DRP/PRA.

Au-delà de la sécurité, de la tenue du réseau, des capacités très forte en nombre de Ports Fax disponibles (> 10 000), de services supplémentaires (eMail, SMS, voix), l’aspect Coût de la solution fax tant pour la mise en œuvre que de fonctionnement à l’année (paiement à l’usage seulement) a été le vecteur de décision déterminant. De plus la partie Support exercée par les équipes du SaaS libère toutes les énergies internes consacrées jusque-là à la supervision des serveurs de télécopies.

Cohen David.