Archivage Légal

NearPoint se conforme aux règlementations les plus rigoureuses en vigueur pour l'archivage de messagerie, y compris celles de la SEC appliquées aux courtiers et traders. La réglementation SEC 17a-4 explique exactement comment les messages doivent être préservés, incluant le stockage non modifiable, l'indexation, l'audit et la supervision.

NearPoint est également construit pour répondre aux besoins de conformité définis par Sarbanes-Oxley, HIPAA, FDA CFR Part11, qui demandent également la préservation des messages mais n'ont pas d'obligations aussi strictes que la SEC.

• Capture en temps réel : Le mécanisme de Shadow Copy et Log Shipping permet de capturer de façon cohérente tous les éléments transitant par les serveurs Exchange. Il remplace le journaling d'Exchange en cas de besoin d'archivage légal, économisant des ressources sur les serveurs Exchange.
  Il est même plus efficace que le journaling ne capturant que les messages car l'ensemble des données du serveur Exchange (messages, calendrier, notes, tâches) sont enregistrées avec le log shipping en temps réel.
  NearPoint est la seule solution qui permet d'archiver tous les messages transitant par un serveur Exchange sans utiliser le mécanisme de Journaling d'Exchange.

• Authenticité des données archivées : Les données capturées sont archivées dans le référentiel indexé de NearPoint. Les archives sont non modifiables par les accès aux archives standard et un système de signature digitale permet de s'assurer lors de leur restitution que leur intégrité n'a pas été atteinte au niveau du système de stockage.
  
• Tier Storage Option : Ce module permet d'utiliser des systèmes de stockage orientés conformité (WORM, Write Once, Read Many) tels que EMC Centera, HDS HCAP pour conserver les données archivées. La gestion de la durée de conservation de NearPoint (cf. ci-dessous) associée à un stockage WORM permet de garantir que les archives ne pourront être supprimées avant la fin de leur durée de conservation définie dans NearPoint.

• Gestion de la conservation des éléments capturés/archivés : Chaque élément archivé dans NearPoint se voit attribué une période de conservation.  A la fin de cette période, l'élément sera supprimé automatiquement du référentiel indexé des archives.
  Pour un archivage à des fins de conformité, le type de Retention Period à appliquer est celui appelé "archive" : les éléments seront conservés xjours/mois/années à partir de leur date d'envoi/réception dans Exchange.

Gestion de la durée de conservation au niveau boite aux lettres, répertoire et classe de message

Des durées de conservation sont définies au niveau des boites aux lettres, mais peuvent être différentes selon la classe des éléments, les répertoires Outlook.

Retention and Classification Option

L'option Retention and Classification (RCO) améliore la fiabilité de la gestion de la durée de conservation des archives. RCO aide à réduire ou éliminer complètement le classement manuel des données, en utilisant des règles automatiques et granulaires de classification, de mise en place de durée de conservation et de marquage des éléments archivés.

Ces marques peuvent aider dans différentes actions, comme rechercher plus facilement des pièces à conviction dans le cadre d'une investigation en cours, ou déclarer certains documents comme confidentiels et ne devant pas sortir de la société. Les archives NearPoint sont indexées plein texte et leurs attributs sont conservés en base SQL (cf. recherches performantes ci-dessus). La capture en temps réel, le mécanisme de stockage des archives (utilisant ou non un stockage WORM), la gestion de la durée de conservation et l'indexation plein texte par le moteur dt Search permet de garantir la conformité des résultats. Les recherches légales dans les archives NearPoint sont possibles à travers l'option eDiscovery.