Extended Workflow : un puissant outil de gestion de processus.

Open Text vous offre un riche éventail d'outils et d'options pour les Workflows, qui assurent le contrôle de tous les processus de l'entreprise.

Les activités et les informations peuvent être combinées en un flux unifié, ce qui permet d'intégrer les données critiques aux tâches et garantit que l'utilisateur de Livelink dispose des informations dont il a besoin pour faire son travail.

Automatiser les processus complexes de l'entreprise

Document management extended Workflow est conçu pour faciliter la création, le déploiement, la modification et la gestion des processus de l'entreprise - quelle qu'en soit la complexité - sans nécessiter la moindre programmation.

L'outil de conception graphique des Workflows, basé sur la technologie Java, vous permet de modéliser vos processus en quelques clics, de créer les étapes, de désigner des responsables ou des exécutants, d'attacher des documents ou d'autres objets, de créer des sous-workflows, de définir des boucles conditionnelles, de placer des jalons et de spécifier des détails tels que les éléments à livrer et les dates d'échéance. De plus, vous pouvez suivre en temps réel l'évolution du processus. Document Management Extended Workflow vous permet de consulter l'état d'avancement des étapes au fur et à mesure de leur progression au sein même des processus et ce depuis votre poste de travail. Vous pouvez également modifier le schéma du Workflow en toute simplicité. Il suffit de "glisser-déposer" les étapes des Workflows sur le schéma pour modifier les processus et les mettre à jour.

Avec Document Management :

• Définissez et modifiez la participation des utilisateurs et des groupes aux Workflows ;
• Définissez les étapes, les profils d'attribution et les instructions spécifiques ;
• Déterminez les étapes qui nécessitent une approbation ;
• Ajoutez des sous-workflows ;
• Créez des tâches parallèles de manière à pouvoir exécuter plusieurs étapes simultanément ;
• Attachez des documents et des dossiers aux flux en bénéficiant de la gestion documentaire et des contrôles de vérifications ;
• Placez des jalons pour signaler les points les plus importants le long d'un Workflow, notamment en terme de délai ;
• Effectuez un routage dynamique des informations et des processus en vous basant sur des étapes de Workflows conditionnels, les valeurs des attributs personnalisés, l'état des Workflows, les valeurs figurant dans les formulaires électroniques ou l'état des jalons. Vous pouvez par exemple définir un Workflow conditionnel basé sur les jalons -""si on a manqué un jalon, lancer un autre Workflow" ;
• Enregistrez automatiquement les versions des Workflows - la fonctionnalité de gestion des versions s'applique aussi aux Workflows, y compris les rapports d'audit et les autorisations ;
• Visualisez et suivez toutes les informations ajoutées à chaque étape incluant les documents, les intentions (attributs, accords pour approbation) et les commentaires ;
• Assignez des étapes à des utilisateurs, assignez des étapes à des rôles, assignez des étapes à plus d'un groupe, d'un rôle, d'un utilisateur et désignez le responsable d'étape en se basant sur le responsable de l'étape précédente ou sur la valeur d'un attribut ;
• Posez des conditions : les expressions conditionnelles ont des caractéristiques puissantes et flexibles, incluant le support pour les expressions composées et la capacité de définir de multiples chemins ;
• Utilisez et naviguez simplement à travers l'interface utilisateur ;
• Utilisez plusieurs LiveReports prédéfinis qui permettent de produire instantanément des rapports sophistiqués sur les Workflows en cours ou achevés ;
• Créez des attributs personnalisés, utilisez un type d'attribut "Utilisateur" pour déterminer les responsables d'étapes ultérieures ;
• Définissez huit niveaux d'autorisation pour les utilisateurs et les groupes dans un Workflow : "Voir détails", "Suspendre", "Arrêter", "Effacer", "Archiver", "Changer les autorisations", "Changer la date" et "Changer la route" ;
• Définir des étapes automatiques (publication, emails .).