Indexation automatique

Edocs propose une approche très riche et originale pour gérer les index documents et dossiers. On peut définir plusieurs cartes d'index par base documetnaire et on peut affecter une carte d'index par rapport à un rôle (RH, Marketing, ..).

Les index peuvent être définis à tous les niveaus :

• Des documents de tous types;
• Des dossiers, sous-dossiers (avec héritage des index).

EDOCS apporte une solution innovante pour automatiser la saisie des index. On peut ainsi grâce à la technologie Dynamic Views construire un plan de classement dynamique permettant par un simple drag & drop d'autoindexer la fiche d'index.

Le plan de classement peut être décliné selon plusieurs types de documents pour permettre un remplissage plus rapide des index (par pré-remplissage de métadonnées, par exemple). En effet, le système reconnaît le type des documents, de même que le profil de l'utilisateur, et en déduit la fiche de profil d'indexation correspondant.

Dans le cas de l'utilisation du client lourd, l'indexation se fait automatiquement par simple « glisser-déplacer ».

Il est possible de souscrire à tel ou tel client/dossier. Ceci correspond à une métadonnée des documents. Voici un exemple de souscription en client lourd :

On choisit, par exemple le client UCPA, voici alors le résultat de la souscription :

En client riche, un simple « glisser déplacer » de document lance l'affichage de la fiche d'indexation correspondante (ou pose la question du type de document si plusieurs sont définis).

La fiche de document s'affiche conformément au type de document, au profil et au choix de l'utilisateur. Cette fiche est pré remplie en fonction du lieu de dépôt dans l'arborescence :